Huishoudelijk reglement.

 

  • Bijeenkomsten/activiteiten

1.00  De bijeenkomsten worden gehouden om de 14 dagen.

  • Twee keer per jaar worden de partners van de leden en de partners van overleden leden hierbij betrokken (excursies, enz.)
  • Aan het begin van elke bijeenkomst zal de presentielijst worden doorgenomen en een afweging worden gemaakt op welke wijze aandacht besteed moet worden aan lief en leed. De voorzitter speelt hierin een activerende rol.

1.03  De bijeenkomsten worden elke 14 dagen gehouden op donderdagmiddag van 15.30 uur tot ongeveer 18.30 uur.  Na de opening en de mededelingen is er vanaf ongeveer 15.45 uur tot 17.30 uur gelegenheid voor een discussie, een lezing e.d. De bijeenkomsten worden afgesloten met een (brood)maaltijd.

1.04  Voor speciale bijeenkomsten/activiteiten ( o.a. excursies) wordt een uitnodiging gestuurd met alle benodigde gegevens.

1.05  Een externe spreker ontvangt als blijk van waardering een bedrag in contanten of een attentie in natura waarvan de omvang conform art. 2.14 jaarlijks wordt vastgesteld. Is een hogere c.q. extra vergoeding aan de orde, dan overlegt de programmacommissie met de voorzitter en de penningmeester. Zijn er meerdere sprekers dan ontvangen zij samen de vergoeding zoals hierboven vermeld. De koffie en de drankjes komen voor rekening van de vereniging. De spreker of sprekers kunnen op kosten van de vereniging met ons de maaltijd nuttigen.

1.06  Tijdens een excursie wordt een attentie uitgereikt.

1.07  Leden van een andere Probusclub die bij ons een lezing verzorgen, ontvangen een fles wijn. Zij worden uitgenodigd op kosten van de vereniging de maaltijd met ons te nuttigen. Eventueel kunnen zij de reiskosten declareren.

1.08  Eigen leden die een lezing verzorgen, kunnen alleen de gemaakte kosten declareren.

1.09  In overleg met de programmacommissie kan gebruik gemaakt worden van de op locatie aanwezige beamer en/of flip-over. Overige audiovisuele middelen dient de spreker zelf mee te nemen.

1.10  Maximaal twee leden zullen officieel Probus Twenterand-Wierden vertegenwoordigen op een landelijke of regionale bijeenkomst. De kosten komen ten laste van de vereniging. De reiskosten kunnen worden gedeclareerd op basis van de kosten van openbaar vervoer (2de klas) of in het geval van reizen per auto het fiscaal vrijgestelde bedrag per kilometer.

1.11  Willen op persoonlijke titel meerdere leden naar zo’n bijeenkomst, dan wordt de vergoeding (gemaximaliseerd tot de kosten van twee personen) verdeeld over alle deelnemers.

1.12  Alleen functiegerelateerde kosten gemaakt voor de vereniging (papier, postzegels etc.) kunnen worden gedeclareerd.

1.13  Indien wij niet kunnen beschikken over onze vaste locatie ( bv. tijdens vakanties) dan zorgt de programmacommissie voor een andere locatie voor de bijeenkomst.

1.14  Jaarlijks worden de partners van de leden, de leden zonder verplichting en de partners van de overleden leden worden door de secretaris uitgenodigd voor de nieuwjaarsreceptie en een andere bijeenkomst of activiteit.

1.15  Op de eerste bijeenkomst in het nieuwe jaar vindt de nieuwjaarsreceptie plaats. De koffie en het gebak komen voor rekening van de vereniging.

1.16  De jaarvergadering wordt gehouden op de tweede bijeenkomst in het nieuwe jaar.

1.17  Tijdens de bijeenkomsten mag over politiek en religie gesproken worden, maar dan wel met respect voor elkaar en in objectieve bewoordingen. De voorzitter zal ingrijpen als, naar zijn oordeel, over      die beide onderwerpen niet met voldoende respect en in objectieve bewoordingen wordt gesproken.

 

 

  • Leden

2.01  De secretaris houdt een ledenlijst bij, waarop naam, voornaam,  geboortedatum, (oud)beroep, telefoonnummer, adres en emailadres van de leden is vermeld. Aan het begin van een verenigingsjaar en zonodig op andere tijdstippen wordt een actuele ledenlijst aan de leden verstrekt.

2.02

  1. Aspirant-leden worden ter kennismaking één keer uitgenodigd op kosten van de vereniging. Het Probuslid dat het aspirant-lid heeft voorgedragen, zorgt voor de begeleiding en introductie.
  2. Aan nieuwe leden wordt bij installatie het Probusspeldje uitgereikt. Verder worden voor de installatie per mail aan de nieuwe leden toegestuurd:

 

  • De statuten
  • Het nieuwste Huishoudelijk Reglement
  • De informatie over de vrijwilligersverzekering
  • De AVG toestemmingsverklaring voor de leden van Probus Twenterand – Wierden
  • Privacy beleid document
  • Privacy reglement document
  • Een actuele ledenlijst

2.03

  1. Voor het organiseren van activiteiten moet de programmacommissie er op basis van het aangegane lidmaatschap in principe op kunnen rekenen dat alle leden aanwezig zijn.
  2. Is men door ziekte, ziekte van de partner, vakantie of andere persoonlijke verplichtingen verhinderd, dan is men vanzelfsprekend verontschuldigd.
  3. Degene die verhinderd is, moet zich, uiterlijk op de dag, voorafgaand aan de bijeenkomst dan wel een dag vóór de datum van aanmelding die genoemd is in de uitnodiging voor een activiteit, per e-mail afmelden bij alle bestuursleden én bij de beheerder van onze vaste accommodatie.
  4. Indien een lid verzuimt zich af te melden voor deelname aan een activiteit en aan diens verzuim voor Probus Twenterand-Wierden nadelige financiële gevolgen zijn verbonden, zal het bedrag van dit nadeel aan dit lid in rekening worden gebracht.

2.04  Leden die vanwege hun gezondheid niet meer in staat zijn de bijeenkomsten bij te wonen en liever hun lidmaatschap niet opzeggen kunnen, op eigen verzoek, worden aangemerkt als lid zonder verplichtingen. Wij blijven contacten met hen onderhouden en hun namen blijven op de ledenlijst staan.

2.05  Leden zonder verplichtingen die hun lidmaatschap willen beëindigen nemen daartoe zelf het initiatief.

2.06  Bij overlijden van een lid brengt de voorzitter de condoleances namens de leden over. Hij overlegt met de nabestaanden of bloemen namens de vereniging op prijs worden gesteld.

2.07  Het bestuur informeert de overige leden, de leden zonder verplichting en de partners van de overleden leden.

2.08  Als regel worden er geen toespraken gehouden tijdens begrafenisplechtigheden van leden en partners van leden. Indien het overleden lid een partner heeft, zal de voorzitter enige tijd na de uitvaart contact opnemen met de vraag of men het op prijs stelt bij de vereniging betrokken te blijven.

2.09  De namen van de in art. 2.08 genoemde partners komen onderaan de ledenlijst te staan.

2.10  De in art. 2.08 genoemde partners zullen gekoppeld worden aan een actief lid om de contacten te onderhouden en om eventueel het vervoer te regelen.

2.11  De leden zonder verplichtingen en de partners van overleden leden ontvangen via de secretaris een kerstgroet.

2.12

  1. Het bestuur wil voortdurend de aandacht vestigen op het belang van het bij het bestuur voordragen (zie statuten voor de procedure) van nieuwe leden.
  2. Tijdens het kennismakingsgesprek zal worden aangegeven, dat uit het aanvaarden van het lidmaatschap de verplichting voortvloeit te zijner tijd een bestuursfunctie te aanvaarden.

2.13  Gestreefd wordt de club niet groter te laten worden dan 30 leden.

2.14  Jaarlijks wordt in de jaarvergadering, na de behandeling van de begroting voor het komende jaar, op voorstel van de penningmeester de hoogte van de contributie alsmede de hoogte van de attentie voor sprekers en excursies vastgesteld.

2.15  Nieuwe leden die in de loop van een jaar toetreden betalen een tijdsevenredige contributie. Het innen van de contributie begint bij het kwartaal volgend op het kwartaal van toetreding.

2.16  Leden zonder verplichtingen en partners van overleden leden zijn vrijgesteld van contributie.

2.17  Het vermogen zal worden gevormd door:

  1. de jaarlijkse bijdrage van de leden
  2. hetgeen door erfstelling, legaat, schenking, of op enigerlei andere wijze wettig wordt verkregen

 

  • Bestuur
    • Het bestuur bestaat uit vijf leden inclusief twee programma-
    • De voorzitter leidt de bijeenkomsten en activiteiten en wordt bij afwezigheid vervangen door de vice-voorzitter.

3.02  De secretaris verricht de normaal tot deze functie behorende werkzaamheden, zoals onder meer: het bijhouden van een presentielijst, een overzicht van de gehouden bijeenkomsten en bestuursvergaderingen, onder vermelding van gehouden lezingen, genomen besluiten, enz. Hij brengt, tijdens de jaarvergadering, een beknopt verslag uit over het beleid van de club. Tevens fungeert hij als bewaker van het archief.

3.03  De penningmeester beheert de financiën en brengt hiervan, door middel van de jaarrekening, tijdens de jaarvergadering verslag uit.

3.04  De programmacommissie is in samenspraak met de overige bestuursleden verantwoordelijk voor de invulling van de bijeenkomsten

3.05  Bestuursleden worden benoemd voor een periode van vier jaar.

3.06  Heeft een tussentijdse bestuursvacature een relatief korte zittingsperiode tot gevolg, dan kan het bestuur een oud-bestuurslid voordragen om de vacature tijdelijk op te vullen.

3.07 Het rooster van aftreden dient zodanig te worden opgesteld dat de continuïteit niet in gevaar komt.

3.08  Voor het beschikken over de bankrekening tot een maximum bedrag van €1500,= per transactie is de handtekening van de penningmeester voldoende, voor hogere bedragen is de handtekening van de voorzitter en de penningmeester vereist.

 

4        Verzekering

4.01   In de statuten staat reeds: Leden kunnen noch de vereniging, noch het bestuur aansprakelijk stellen voor ongevallen en daaruit voortvloeiende financiële consequenties tijdens bijeenkomsten, excursies en andere activiteiten van welke aard dan ook. Bij aanvaarding van het lidmaatschap wordt ieder lid geacht hiervan goede nota te hebben genomen.

4.02  Sinds juli 2010 zijn wij, op kosten van de gemeente Twenterand, verzekerd via een vrijwilligersverzekering. Informatie over de vrijwilligersverzekering kan opgevraagd of op de website van de gemeente Twenterand

4.03  Er is geen bestuursaansprakelijkheidsverzekering afgesloten, omdat de vrijwilligersverzekering de nodige dekking geeft; bovendien gaat er niet veel geld om in de vereniging.   

          Slotbepalingen

5.00  De  vereniging maakt gebruik van de ondersteuning door Probus Nederland, niet als bestuurlijk orgaan, maar als een inlichtingencentrum ten dienste van PTW en als coördinator van landelijke manifestaties, zoals de Nationale Probusdag.

5.01  Na wijziging van het reglement ontvangen alle leden een nieuw exemplaar, ondertekend door voorzitter en secretaris.

5.02  In alle gevallen waarin noch de wet, noch de statuten, noch het reglement voorzien, beslist het bestuur na instemming van de leden.

5.03  Dit huishoudelijk reglement vervangt het reglement van Probus Twenterand-Wierden van 26 januari 2023, getekend  29 juni 2023.

 

Aldus vastgesteld in de jaarvergadering van 23 januari 2025.

 

Ondertekend te Westerhaar-Vriezenveensewijk, 6 februari 2025.